Десять шагов по логистике для координации событий! Ваш успех в деталях!

Являются ли воспоминания о вашем последнем специальном деловом событии, беспокоящем вас? Вы избегаете событий, потому что они занимают слишком много времени? Подумайте о том, когда вы в последний раз принимали деловое мероприятие. Вы начали с четкой цели для встречи, с правильными людьми были связаны, чтобы участвовать, и программа была тщательно структурирована; но по какой-то причине этот случай не функционировал так же хорошо, как вы надеялись.

Подводя итог, начальное планирование прошло хорошо; но координация мероприятий и логистика были плохо выполнены.

Чтобы быть успешным, вы должны назначить одну индивидуальную ответственность за координацию ваших событий. В то время как вы концентрируетесь на создании контента с добавленной стоимостью, координатор мероприятия (эксперт по логистике встречи) сосредоточится на деталях! Вы можете использовать командный подход, разделяющий работу членов команды, назначение заданий с назначенными сроками; однако координатор мероприятия является одним из ответственных лиц, руководит шоу и следит за всей операцией.

Выбор координатора мероприятия — это умный ход. Даже благодаря тому, что вы по-прежнему вовлечены в цикл процесса планирования событий, вы будете свободны вести бизнес как обычно!

Конечный успех вашего мероприятия напрямую связан с способностью координатора обратить внимание на детали! Координатор вашего мероприятия будет отображать стратегию, используя TOP TEN — LOGISTIC STEPS:

1. Определите наилучшую дату и время встречи (проверьте возможные даты, время и расписание, а затем общайтесь с поставщиками, докладчиками, участниками и специальными гостями)

2. Выберите и назначьте лучшее место для встречи (подумайте о своем бюджете плюс варианты для размещения на месте, за пределами площадки, конференц-центра, частной столовой и т. Д.)

3. Свяжитесь и подтвердите все контракты (включая место проведения, докладчиков, докладчиков, развлекательных заведений, спонсоров и т. Д. И часто общайтесь со всеми относительно их роли в предстоящем событии)

4. Планируйте и планируйте расписание программы (включая общие сессии, комнаты для переговоров, время разрыва, сеансы вылазки, прохладительные напитки, питание, пресс-центр и другие особые потребности)

5. Координировать и контролировать выбор темы, дизайна, производства и распространения печатных материалов (т. Е. Приглашений, повесток дня, брошюр, специальных материалов и связанных с ними рассылок)

6. Упорядочить, чтобы на месте присутствовали необходимые материалы для собраний (например, раздаточные материалы, оценочные формы, флип-чарты, маркеры, липкие заметки и т. Д.)

7. Определите потребности каждого ведущего оборудования и установите: Кто? Потребности Что? Где? Затем проверьте техническую инфраструктуру, жилье и организуйте поддержку на месте

8. Проверка требований к планировке помещений; организовать поддержку для полной настройки и срыва

9. Предчувствуйте потребности! Организуйте адекватную поддержку хоста на протяжении всего мероприятия.

10. Связь! Связь! Связь! (с поставщиками, докладчиками, посетителями и гостями).

Наличие такого таланта (ориентированного на детали аранжировщика / организатора / лидера) на персонал очень дорого для многих предприятий. Если у вас или у кого-то из ваших сотрудников не хватает времени, возможностей и желания посвятить особое внимание логистическим деталям, необходимым для проведения успешного бизнес-мероприятия, подумайте о том, чтобы воспользоваться квалифицированными ресурсами из отрасли виртуальной помощи (VA), чтобы помочь вам. С достижениями в области технологий и использования Интернета владельцы бизнеса могут аутсорсинг планирования событий и координации, а также многие другие административные обязанности VA.

Вы можете задаться вопросом: «Что такое виртуальная помощь?» Это рабочий метод, который получил благодаря Интернету и информационным технологиям. Практикующий специалист в отрасли виртуальной помощи называется виртуальным помощником (VA). Как правило, VA предоставляют административную, организационную, секретарскую, специальную поддержку проекта и другие нишевые услуги за пределами площадки с использованием Интернета, программного обеспечения, оргтехники и других современных технологий. Как правило, VAs заключают контракты с их домашними офисами и следуют установленному Кодексу этики и конфиденциальности. VAs работают над созданием долгосрочных ассоциаций со своими клиентами и продолжают инвестировать в успех вашей организации.

Две авторитетные онлайн-организации Virtual Assistant могут помочь вам найти квалифицированную VA с проверенными наборами навыков планирования событий. Ассоциация виртуального помощника по сетям (http://www.vanetworking.com) и Торговая палата Виртуального помощника (http://www.virtualassistantnetworking.com) предоставляют информацию о потенциальных клиентах, списки VA, возможность представить RFP и ответы на многие из ваших вопросов.

Не позволяйте мысли о вашем следующем деловом событии наполнить вас страхом!

Когда вы нанимаете виртуального помощника, специализирующегося на координации событий, вы можете рассчитывать на организацию своего следующего мероприятия с помощью доверие! Попросите VA обратить внимание на детали, чтобы вам не пришлось! Помните, что ваш успех в деталях!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *